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Este artigo aqui encerra a sequência de textos sobre Planejamento Estratégico que fizemos nas últimas semanas. Ele tem como objetivo explicar o que são Ritos de Gestão e como eles influenciam nas metas e cultura da sua empresa.

Este texto faz parte de uma série de quatro artigos:

• [05/01/2022] - Planejamento Estratégico
• [12/01/2022] - Metodologia OKR
• [09/01/2022] - Cultura Empresarial
• [26/01/2022] - Ritos de Gestão

O que são Ritos de Gestão?

Os Ritos de Gestão são rituais ou cerimônias planejadas que visam acompanhar, controlar, alinhar e fortalecer o Planejamento Estratégico vigente. Eles podem ser diferentes práticas e formatos, como reuniões de equipe, formulários e questionários e até mesmo informativos ou canais de comunicação.

Após a definição do planejamento estratégico da empresa, onde se tem bem definido “quem somos” (itens da cultura) e “onde queremos chegar” (OKR’s), são os ritos de gestão que irão nos auxiliar a chegar nos objetivos traçados, criando marcos de percurso, como se fossem uma espécie de pontos de apoio.

É através dos ritos de gestão que será verificado se as diretrizes definidas para alcance dos objetivos estão sendo ou não eficazes, e caso não estejam, quais ações devem ser tomadas para redirecionar o caminho a ser tomado.

Outra função dos ritos de gestão é garantir uma comunicação eficiente entre a equipe. Desta forma, é garantido que estejam claros quais são os objetivos a serem alcançados e que todos estejam alinhados com as estratégias que serão utilizadas. Isso vai manter todos remando sempre na mesma direção.

2.   Exemplos de Ritos de Gestão

· Reunião geral

Periodicidade: Semanal

As reuniões gerais são encontros realizados com todos os membros da empresa. Nelas são discutidos assuntos mais gerais, que dizem respeito a todos os departamentos.

· Reunião dos líderes de áreas

Periodicidade: Semanal

Nestas reuniões participam os líderes de cada uma das áreas da empresa. Nelas, são discutidos assuntos mais estratégicos que demandam grandes tomadas de decisões e envolvam mais de uma área.

· Reunião entre departamentos

Periodicidade: Quinzenal

Estas reuniões são feitas entre os departamentos que atuam diretamente um com o outro, fazendo alinhamentos de casos específicos levantados na rotina de cada um.

· Reunião de departamento

Periodicidade: Semanal

As reuniões dos departamentos são reuniões feitas por cada equipe separadamente, nas quais são discutidos assuntos mais específicos das atividades de cada um. Nesta reunião também é comum o líder da área repassar pautas da reunião dos líderes de departamentos.

· Planejamento de orçamento

Periodicidade: Mensal

Um planejamento de orçamento geralmente é feito projetando-se certa periodicidade, como o próximo trimestre. É interessante que este planejamento seja revisto mensalmente e validado, além de se projetar um próximo mês, garantindo sempre estes três meses de planejamento.

· Revisão de Planejamento Estratégico

Periodicidade: Trimestralmente

Momento em que são revistos e atualizados os objetivos e resultados-chave definidos. A revisão é feita em diversas etapas, em que há as definições, validações, revisões e aprovações a serem feitas.

3.   Como definir os Ritos de Gestão de uma empresa

A seguir encontra-se um passo a passo que vai te auxiliar a definir os ritos de gestão que fazem mais sentido para a sua empresa.

1.   Pesquise sobre o assunto para entender melhor.

2.   Faça uma reflexão e responda as seguintes perguntas:

·        Como é o alinhamento estratégico e a comunicação da sua empresa?

·        Como estes processos poderiam ser melhorados?

·        Como você traduziria isso em ritos e atitudes?

3.   Entreviste pessoas influentes da empresa e faça as mesmas perguntas do item anterior.

4.   Analise as respostas e compile essas informações para definir os ritos da sua empresa. É importante definir quais serão os ritos e a periodicidade de cada um.

5.   Valide com os líderes de cada área o que eles acharam dos itens e se eles concordam com a periodicidade definida.

6.   Quando todos os ritos e atitudes estiverem definidos e validados pelos líderes e gestores, monte uma apresentação para compartilhar com toda a empresa e ajudá-la a entender como cada um destes compromissos pode ajudar a empresa a atingir suas metas.

7.   Faça uma apresentação para todos. Venda a sua ideia e faça com que a empresa veja valor nestes ritos e compromissos.

8.   Estruture um calendário e divida-o com a equipe, para que as pessoas tenham a apresentação registrada e que possam ter um local de consulta.

9.   Lembre-se: os ritos são extremamente importantes para uma empresa e são peças-chave na manutenção da boa gestão. Se eles deixam de fazer sentido, é melhor encerrá-los e procurar novos ritos que façam sentido.

Os ritos de gestão são um mecanismo de auxílio e de manutenção de uma metodologia de gestão bem definida e estruturada. O compromisso com estes encontros e atitudes devem estar embutidos na cultura da empresa, para que o planejamento estratégico siga com o que ele se propõe e seja efetivo para todos. 

Para que o engajamento dos colaboradores seja mais natural e valorizado, é muito importante que também haja ritos que tenham a função de estimular a automotivação e o reconhecimento das pessoas, para que elas se sintam parte da empresa. Este rito pode ser uma dinâmica ou uma pauta em uma reunião que vise reconhecer quem fez um bom trabalho naquela semana.

Este texto encerra a nossa sequência sobre Planejamento Estratégico. Nesta jornada nós aprendemos o que é um Planejamento Estratégico, como a Cultura de uma empresa é importante e representa a sua identidade, como uma Metodologia de Gestão OKR pode ajudar a guiar uma empresa para seus objetivos e como Ritos de Gestão podem ajudar na manutenção de um bom Planejamento.

Espero que você tenha gostado destes conteúdos e que já esteja aplicando-os na sua empresa, para começar o ano de 2022 com o pé direito!